Cara Angkat Telepon Extension Lain dengan Mudah dan Efektif
Apakah Anda bekerja di sebuah perusahaan yang menggunakan telepon dengan sistem ekstensi? Jika iya, Anda pasti pernah mengalami kesulitan ketika harus mengangkat telepon ekstensi yang bukan milik Anda. Komunikasi melalui telepon ekstensi sangat penting dalam menjaga kelancaran hubungan internal di perusahaan. Kesalahan dalam mengangkat telepon ekstensi dapat mengakibatkan kesalahpahaman atau bahkan kerugian finansial bagi perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk mengetahui cara yang tepat dalam mengangkat telepon ekstensi lainnya.
Cara angkat telepon extension lain ?
Berikut ini adalah langkah-langkah dan tips yang dapat membantu Anda mengangkat telepon ekstensi dengan mudah dan efektif:
- Pahami Fungsi Tombol pada Keypad Telepon Extension Sebelum mempelajari cara mengangkat telepon ekstensi, Anda perlu memahami fungsi tombol pada keypad telepon extension. Berikut adalah beberapa fungsi tombol yang umum digunakan pada telepon ekstensi:
- Hold (Tahan): Berfungsi untuk menahan panggilan saat sedang dalam percakapan. Dengan fitur ini, Anda dapat melakukan kegiatan lain sementara menahan panggilan.
- Transfer (Pindahkan): Berfungsi untuk meneruskan panggilan ke nomor ekstensi lain tanpa harus melepas receiver terlebih dahulu.
- Conference Call (Pertemuan Panggilan): Berfungsi untuk menghubungkan tiga orang atau lebih dalam percakapan melalui telepon.
- Intercom: Merupakan teknologi komunikasi suara dua arah yang sering digunakan dalam kantor atau ruang seminar.
- Mengangkat Telepon Ekstensi Lain Berikut adalah langkah-langkah untuk mengangkat telepon ekstensi yang bukan milik Anda:
Langkah 1: Tunggu hingga telepon ekstensi berdering.
Langkah 2: Angkat receiver telepon.
Langkah 3: Periksa apakah panggilan tersebut ditujukan kepada Anda. Jika bukan, Anda dapat meneruskan panggilan ke pemilik ekstensi yang dimaksud menggunakan tombol “Transfer” atau dengan cara yang disediakan oleh sistem telepon di perusahaan Anda.
- Tips untuk Menghemat Waktu dalam Menggunakan Telepon Ekstensi Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda menghemat waktu ketika menggunakan telepon ekstensi:
- Memprogram Telepon Pintar: Dengan menggunakan sistem operasi canggih pada telepon pintar Anda, Anda dapat memprogram telepon tersebut untuk secara otomatis menekan nomor ekstensi yang diperlukan.
- Menggunakan Jeda (Pause): Jika Anda perlu memasukkan nomor ekstensi segera setelah telepon diangkat, Anda dapat menambahkan jeda beberapa detik sebelum menekan nomor ekstensi. Anda dapat melakukan ini dengan menekan dan menahan tombol koma (,) atau dengan menggunakan opsi “Add pause” yang tersedia pada telepon Anda.
- Mengetahui Waktu yang Tepat untuk Memasukkan Ekstensi: Beberapa ekstensi hanya dapat dimasukkan setelah seluruh menu diperdengarkan. Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan tombol tanda titik koma (;) untuk menunjukkan jeda dan menentukan kapan ekstensi harus dimasukkan.
Kesimpulan
Mengangkat telepon ekstensi lain dengan benar merupakan keterampilan penting yang harus dikuasai dalam lingkungan kerja. Dengan memahami fungsi tombol pada keypad telepon extension dan mengikuti langkah-langkah yang disebutkan di atas, Anda dapat mengangkat telepon ekstensi dengan mudah dan efektif. Selain itu, tips untuk menghemat waktu juga dapat membantu meningkatkan produktivitas kerja Anda.
FAQ (Frequently Asked Questions):
- Apa fungsi tombol “Hold” pada telepon ekstensi? Jawab: Tombol “Hold” pada telepon ekstensi berfungsi untuk menahan panggilan saat sedang dalam percakapan, sehingga Anda dapat melakukan kegiatan lain sementara menunggu.
- Bagaimana cara meneruskan panggilan ke nomor ekstensi lain? Jawab: Untuk meneruskan panggilan ke nomor ekstensi lain, Anda dapat menggunakan tombol “Transfer” pada telepon ekstensi. Tekan tombol tersebut dan masukkan nomor ekstensi yang diinginkan.
- Apa yang dimaksud dengan konferensi panggilan? Jawab: Konferensi panggilan adalah fitur yang memungkinkan Anda menghubungkan tiga orang atau lebih dalam percakapan melalui telepon. Anda dapat menggunakan tombol “Conference Call” pada telepon ekstensi untuk mengaktifkannya.
- Apa itu teknologi Intercom? Jawab: Intercom adalah teknologi komunikasi suara dua arah yang sering digunakan dalam kantor atau ruang seminar. Teknologi ini memungkinkan komunikasi langsung antara dua atau lebih pengguna pada jaringan internal local area network (LAN).
- Bagaimana cara menghemat waktu saat menggunakan telepon ekstensi? Jawab: Anda dapat menghemat waktu saat menggunakan telepon ekstensi dengan memprogram telepon pintar Anda untuk menekan ekstensi secara otomatis, menggunakan jeda (pause) untuk memasukkan ekstensi setelah telepon diangkat, dan mengetahui waktu yang tepat untuk memasukkan ekstensi berdasarkan menu yang diperdengarkan.
Sumber: [1] https://id.wikihow.com/Menelepon-Nomor-Ekstensi [2] https://nhaxinhplaza.net/food/cara-angkat-telepon-extension-lain.html